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仕事を効率よく完了させる方法は、ToDoリストとタイマーを使うこと

会社で働いていると、あまり気がのらず思うように仕事が進まないことがあると思います。

この記事では、仕事を効率よく終わらせる方法について紹介します。

0. この記事のまとめ

仕事を効率よく終わらせる方法は、ToDoリストとタイマーを使うことです。

まず、ToDoリストは、作業を行う前日までにリストアップしておきましょう。作業当日は、作業することだけに集中できるようにするためです。

次にタイマーですが、これは、ついつい無駄な時間を過ごさないようにするために使います。具体的には、1つの作業を完了させる時間を決めてタイマーをセットし、時間内に終わらせるように作業するようにします。

こうすることで、できるだけ無駄な時間をかけずに仕事を終わらせることができます。

1. ToDoリストで作業内容を明確にする

ToDoリストは、言ってみればやることリストですが、以下のような注意事項があります。

  • 作業前日までに確定させておく
  • 各作業ごとに制限時間をメモしておく
  • 作業完了の条件を具体的にしておく

作業前日までに確定させておく理由としては、作業当日に、作業に集中できるようにするためです。当日になって、今日はどこまで仕事を終わらせておけばいいのか考えていると、仕事が進みません。ToDoリストは作業前日に確定しておきましょう。

次に、各作業ごとの制限時間をToDoリストにメモしておきましょう。例えば、「30分で議事録を作成する」などです。作業内容と制限時間を一緒にToDoリストに書いておくのです。

最後に、ToDoリストには、作業完了の条件を具体的に記載しましょう。「プログラミングする」というToDoはダメです。理由は、どこまでプログラミングしたらこのタスクが完了としていいのか不明なためです。「xxxxxx機能を実装する」のように、作業内容と完了条件が具体的になるようにToDoリストを書きましょう。

2. 作業する時は、タイマーを使用して、制限時間内に終わらせる様にする

せっかく作業と完了条件が具体的なToDoリストを作ったとしても、だらだら作業していたら意味がありません。よって、作業する時はタイマーを使って、制限時内に終わらせるようにしましょう。

音が出せる作業環境であれば音を出してもいいですし、音が出せない作業環境であれば、タイムアップ時に画面表示だけで通知させるようにしましょう。

設定時間に対して短い時間で作業が完了した場合は、次回はこれよりも短い時間で終わらせるように努力してみましょう。

逆に、設定時間に対して長く時間がかかってしまった場合、何が原因だったのか探ってみましょう。

3. 仕事というものは、時間をかけようと思えば無限に時間をかけてしまうもの

仕事というものは、時間をかけようと思えば無限にかけてしまうものです。そのため、完了条件と制限時間を明確にして効率よく仕事を終わらせることが重要です。

早く終われば好きなことができますし、何より時間は無限ではありません。

効率よく時間を使いましょう。

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