会議に参加するときのコツ

会社で働いていると会議や議論に参加することが多くなりますよね。会議では発言や質問が要求されることが多々あります。 また、議論が白熱してついつい感情的になることもあります。 今回は、会議や議論に参加するときのコツを紹介します。

質問事項を事前に考えておく

質問はとても重要です。質問は会議の質を向上させます。なにも質問がない会議というのは内容の薄い会議です。 質問が出るということは議論が成熟するということですので、参加者全員の理解が深まります。

また、良い質問をすることで上司に対する評価も高まるでしょう。「よく考えてくれているな」と思ってもらえるだけで 次の仕事への期待も高くなります。

それだけではなく、自分自身の知識量を増やすこともできます。今まで自分自身が知らなかったことを把握し、 有識者である相手に質問し、その場で回答を得られますので、自分自身の知識量に直接影響します。

当たり前ですが、質問事項を事前に考えておくと質問しやすくなります。しかし、いい質問というのは その場ですぐに思いつくものではありません。その会議の論点を理解し、どのような流れになるのか よく理解することで、良い質問が生まれます。会議への出席依頼があったときには、質問や発言内容を 事前に準備しておきましょう。

論点や流れを予想する

質問事項を事前に考えておくということは、その会議がどのような内容になるのか事前に把握しておくことが必要になります。 たとえば次回の会議が「業務の無駄をなくす」という内容であれば、「流れ」としては

  • 今どのような手順で業務が行われているのか
  • どのような業務が無駄なのか が予想されます。

このときの論点は何でしょう?この場合、

  • そもそも、無駄の観点は?
  • 何をもって無駄と判断するのか? が考えられます。

会議の論点や流れを予想しておくことで、その会議がどのような着地点に落ち着くのか、そのとき自分はどうするのか、 準備しているのと準備していないのでは、大きな違いが現れます。

会議は1時間などかなり長い時間をかけて行われるものですから、できるだけ吸収できる内容を多くしておくとメリットが大きいです。

議論の想定問答集をつくる

課や部全体の発表や議論など、参加者の多い会議では想定問答集を事前につくっておきましょう。 想定問答集があれば質問されても堂々としていることができます。準備しておく想定問答の数は 30程度あれば70%の質問に対処できるでしょう。100%を目指そうとすると、100程度は 準備しておきたいところです。

想定問答の作り方としては、質問されそうな内容を想像して作成することが一般的ですが、 あえて質問を残すようなプレゼン資料にしてみるのも方法の1つです。すべてを細かく説明するのではなく、 ざっくりとした説明にとどめておき、そこを質問させるという手法です。

一番最初に質問する・意見を言う

一番最初に発言すると議論の流れを作ることができます。自分のもっていきたい議論の流れがはっきりしている場合、 一番最初に発言して流れを作るべきです。そうすることで他の参加者も議論に加わり、成熟してくるでしょう。 一旦議論が進んでしまって、別の方向に持っていきたい場合は、発表者と参加者を引き付けるだけのパワーが必要です。 最初というのは誰も方向性を持っていないということですから、流れを作りやすい環境にあるということです。

また、最初に質問することも重要です。誰も質問していなければ、数ある質問の中で一番重要な質問をすることができる ということです。言ってみれば質問のブルーオーシャンですので、自分が一番聞きたいことを質問することができます。

感情は切り離す

議論が進むとついつい感情的になってしまいますが、感情は議論の邪魔になります。感情的に発言すると、聞き手は 聞き取った言葉以上の内容を受け取ってしまい、建設的な議論ができません。会社を良くしたいための会議なのに 喧嘩をしてしまっては本末転倒です。

怒りの感情が込み上げたときは、表に出さずににコントロールしましょう。怒りの根源であるアドレナリンの体内での 半減期は20秒~40秒ですので、その間我慢できれば怒りが表に出ることはありません。 5秒間ゆっくり息を吸って、5秒間止めて、5秒間かけてゆっくり吐く。これを2セット繰り返すと30秒です。 深呼吸をして、怒りをコントロールしましょう。

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