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PC事務作業を効率よく完了する方法

PC作業は、集中力が途切れていたり、分からないことやあったりして、効率よく作業が進まないことが多々あります。

この記事では、効率よくPC作業を完了させる方法を紹介します。

この記事のまとめ

  • 単純作業はマニュアル化。考えなくてもできるようにする
  • 情報システムを徹底的に活用する
  • 可能であれば自分でシステムやツールを開発する(おすすめはUiPathかExcelVBA)
  • 「今日のタスク一覧」を作成して、ゴールを明確にする
  • 突発的な作業が発生した場合は、期日を明確にする。後日でよければ、後日のタスク一覧に盛り込む
  • 仕事が終わったあとの自分へのご褒美を考える

単純作業はマニュアル化する。考えなくてもできるようにする。誰かに引き継ぐ

PC作業に必ずあるのは、単純作業です。請求書の作成であったり、社内申請書類の作成など、誰でもできるけど、それなりに量がある仕事です。

このような単純作業は、マニュアル化しましょう。考えなくても完了するくらいまでにマニュアル化して、集中力が途切れたときにやる仕事として位置付けると効果的です。

また、マニュアルになっていると、誰かに引き継ぎしやすくなります。

口頭で説明するよりも文書になっていた方が、引き継ぐ側も覚える量が少なくなりますので、スムーズに作業着手できます。

また、マニュアルがあったほうが、引継ぎ後も作業品質が上がりますので、ミスが少なくなります。

情報システムを徹底的に活用する

PC事務作業者ほど、自分でプログラムを作れるようになっていたほうがいいです。

なぜかというと、作業する人は自分なので、自分のやりやすいように、自分で作れるからです。

普通のシステム開発では、業務担当者が社内SEに開発を依頼し、社内SEがシステムベンダーに依頼するという、伝言ゲーム方式になっています。

これがかなりの無駄で、多人数に内容を正しく理解してもらうためには、設計ドキュメントの作成や打ち合わせなどを何度も実施する必要があります。

またシステムベンダーに開発を依頼するのであればお金もかかりますので、費用対効果の検証が求められます。

一方で、自分で使うものを自分の力で作れれば、これらの作業がすべて不要になります。

すぐに開発できて、必要なときに修正できる、このような仕事ができれば理想です。

それをどうやって実現するか?UiPathかExcelマクロを推奨します。

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「今日のタスク一覧」を作成する

今日どこまで終わったら帰れるのか、「今日のタスク一覧」を作成しましょう。

これらの作業が完了すれば、誰になんと言われようとも帰る!という固い決意をもって仕事を終わらせましょう。

人間はやはりゴールがないとモチベーションが上がりません。延々と続く仕事をだらだらと行い、今日までに終わらせなくてもいい仕事を今日やっていて、無駄に疲れて帰るようでは効率が上がりません。

会社によっては退社時刻が定められているところも多いと思いますが、フレックス勤務制になっている会社も多いと思います。

フレックスがあれば積極的に使って、定時前に帰りましょう。

フレックスが無い・またはトータル勤務時間の関係で使えない場合は、会社の休憩室でコーヒーでも飲みましょう。

残業して仕事して頑張ってるアピールをするのは時代遅れです。効率よく品質の高い仕事をして早く帰るほうが、自分にとっても会社にとってもメリットが大きいはずです。

問い合わせや作業依頼は、即レス・または後日対応する

「今日のタスク一覧」を作成しても、どうしても突発的に作業依頼が発生することがあります。

このような突発的な作業依頼は、まず、今日やらないといけないのか、後日でもいいのか、期日の明確にしましょう。

後日でもいいのであれば、翌日以降のタスク一覧に盛り込んで、一旦忘れましょう。

今日やらないといけない作業の場合は、即レスで終わらせましょう。本来予定していなかった作業ですので、割り当てる作業時間なんて本来はありません。

そのため、可能な限り短時間で集中して終わらせることが必要です。

また、「今日のタスク一覧」に影響してくる場合は、内容を見直し、翌日以降にずらしてもいいタスクが無いか、再検討しましょう。

人間、無理しないのが一番です。突発的な作業が入ったから予定が遅延している、というのは、誰もが認める真っ当な理由になると思います。

仕事が終わった後のことを考えてモチベーションを上げる

買い物に行くとか、飲みに行くとか、ジムに行くとか、仕事が終わった後にやることを考えておきましょう。

今日一日頑張った自分にご褒美をあげましょう。ご褒美があればかなりモチベーションがアップしますし、また明日も頑張ろうという気持ちになれます。

「仕事が終わってもやることがないなぁ。」と思っていると、モチベーションが上がらず仕事を効率よく完了できません。次にやることがあるから仕事を早く終わらせたい、そういう気持ちを大事にしないといけません。

仕事だけの生活では、何も楽しくないと思います。趣味や余暇など、仕事以外でエンジョイする人生設計をしましょう。

About Me

11年目のシステムエンジニアです。アプリで生活や仕事を改善したい🐱仕事効率化、自動化のアプリ開発が得意です、ご相談ください。 🚀エンタメ系アプリの開発も模索中🐬社内SEや個人アプリ開発者、システムエンジニアになりたい人と繋がりたい🐱