RPAを導入する前にやる、業務効率改善検討の進め方

RPAすごく流行ってますね。PC作業が自動化されれば確かに作業効率が上がり、本来やるべき仕事に集中できますので、導入したくなりますよね。

ただし、その前に、どの業務に対してRPAが導入できるのか、そもそも本当にRPAがベストなのか、検討が必要です。そこで、RPAを導入する前にやるべき業務効率改善検討の進め方を紹介します。

1. そもそも、効率を改善する対象の業務とは?

RPAはRobotic Process Automation という名のとおり、PC操作やプログラム実行を自動化するロボットです。なので、新規プロジェクトの業務を行うためのシステムではありません。新規プロジェクトの業務であれば、その業務専用のアプリケーションを開発するはずですが、RPAはそのようなシステムではありません。

そのため、RPAが活躍する場所は、現在定常的に行っていて、かつ比較的単純な業務になります。

2. 効率改善を検討する部門および対象者を選定する。

だれの業務効率を改善させるのか、対象者を選定します。最初は、部門全体でなく、人にスポットを当てて検討を進めると、進みやすいかもしれません。

3. 改善検討チームを発足させる

対象者が決まったら、改善検討を行うチームを発足させます。対象者から業務内容をヒアリングしても、実際にどうしたら効率が上がるのか検討が出来ないと意味がありません。そのため、対象者の業務を熟知している人が必要です。

改善検討チームには、対象者の上司または業務内容を熟知している人が必須です。それ以外にも、システム化を検討する情報システム部門担当者が必要です。別の視点からも検討できるよう、他部門の担当者が居てもいいかもしれません。

4. 対象者から業務リストを提供してもらう

対象者がどのような業務を行っているのか、知る必要があります。ここで出してもらう情報は以下のとおりです。

  • (1)作業内容および手順
  • (2)作業完了までの平均時間
  • (3)その作業にかかる人数
  • (4)作業を実施する頻度と回数(毎週1回、など)

5. 改善検討チームにて、改善策を検討する。

業務改善策を検討しますが、ねらい目は 年間で多くの作業時間をかけている業務です。3時間かかるけど年1回しかやらない業務より、毎月2時間かかっている業務の方が、年間ののべ作業時間は多くなりますよね。そのような、年間ののべ作業時間が多い業務がねらい目です。なぜなら、RPAは年間ライセンスが多いので、1年間にどれだけの工数が削減できるかが重要になります。

検討した結果、本当に必要なシステムはRPAではない可能性もあります。実はEXCELのテンプレートがあるだけで良かったり、社内CMSを構築して問合せ数を減らす方が効果があるかもしれません。RPAに囚われず、本当に効果があるシステムは何なのか、検討しましょう。

6. 改善施策(案)を対象者とレビューし、対策を実施する。

改善施策を対象者とレビューすることで、本当に改善ができるのか、実際に業務を行う人が無理のない内容になっているか、確認します。その結果、改善後の内容で問題ないというものに対して、実際に対策を行っていきます。

7. 改善後の方法で業務を行い、効果を測定して改善検討チームへフィードバックする

実際にどれだけの効果が出たのか、改善検討チームにフィードバックしましょう。どれくらいのコストをかけて、年間でどれくらいの工数が削減できるのか、分析していきましょう。

8. 一連の内容をまとめ、全社展開する

一通り分析が完了したら、分析結果を全社に展開しましょう。他部門の誰かの目にとまり、自分の部署でも適用できそうだと分かれば、水平展開ができるかもしれません。同じシステムが使える業務が増えれば、コストメリットも上がります。他部門の上司から声がかかれば、自分の評価アップにもつながるかもしれません。

9. 次の対象者を選定して改善検討をおこなう。

これ以後は繰り返しです。このような業務分析は1回サイクルを回しただけでは終わりません。何度も改善検討を行い、結果を蓄積して全社展開を繰り返しましょう。そうすることで、年間でかなりの工数削減ができるかもしれません。

返信を残す

メールアドレスが公開されることはありません。