会議のとき、議事録を書いていますか？
議事録は「誰が」「何を」「いつ」発言したかを事細かに記載したもので、無駄が多かったり要点が分かりにくいなどのデメリットがあります。
一方で、要点だけをまとめた「議事メモ」を書くと、少ない文章量で簡潔に会議結果を表すことができます。
この記事では、議事メモの書き方、メリットについて紹介します。
議事メモとは？
議事メモとは、会議の結果を要点だけ記載したメモです。
具体的には、以下のような内容を書きます。
- 出席者
- 会議の開催日時
- 決定事項
- 特記事項（決定に至った経緯など）
- 宿題事項
- 今後の検討事項
議事メモの特徴は、要点だけを書くということです。
議事録と議事メモの違い
議事メモは、会議の要点だけを書きます。
そのため、少ない文章量で書ききることができます。
一方で、議事録は、誰がどう発言したか、会議の進行内容が分かるように書くのが一般的です。
会議時間や出席者が多くなると、議事録の記載内容は多くなります。
議事録のデメリット
議事録のデメリットは、以下のとおりです。
- 一人ひとりの発言を文章に残すため、無駄が多い
- 結論や決定事項に影響しない内容も議事録に残す必要がある。
議事録は無駄が多いです。細かい発言内容を記録する必要がありますが、その内容が必要になることなんてほとんどありません。
会議の種類・重要度にも因りますが、議事録ほどの情報量は必要ない場合がほとんどです。
議事メモのメリット
議事メモのメリットは、以下のとおりです。
- 少ない文章量で会議の結果を表すことができる
- 文章量が少ないので、書き手も読み手も時間短縮になる。
- 宿題事項や決定事項がまとまっているので、読みやすく理解しやすい
議事メモは要点だけを書きます。そのため、書く時間が大幅に短縮できます。また、文章量が少ないので、読む人も簡単に読むことができます。
会議の内容にも因りますが、５分～１０分ほどで書くことができるでしょう。
議事メモを書くときの注意事項
- 議事メモの内容の漏れ・記載誤りが無いか、出席者に確認する
要点だけを書くという性質上、何を書くべきで何が不要なのか、ここを間違えてしまうと、残すべき情報が残らないということが発生します。
そのため、議事メモを書いたら必ず他の出席者に「内容の漏れ・誤りが無いか出席者に確認」しましょう。
おわりに
一般的な会議では、議事録ほどの情報量が必要なことはあまりありません。
要点だけをまとめた議事メモの方が、今後の作業方針や宿題事項などが分かりやすいです。時間短縮もできます。
無駄な時間を使わないよう、議事メモを積極的に活用してみてはいかがでしょうか。
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