複数の仕事を同時並行している人は、タスクチケットで細分化するとラクになる

複数の仕事を同時並行でこなしていませんか?Aプロジェクトの合間にBプロジェクトの
設計をやるなど、一人で複数案件を担当されている方もいらっしゃるかと思います。

私も同じように複数のプロジェクトの要件定義や設計を同時並行でやっていますが、切り替える
タイミングで必ずといっていいほど時間をロスしてしまいます。
「次はどこからやればいいんだっけ?」「この案件はどこまでやったっけ?」と思い出す時間が
どうしてもかかってしまいます。

これを解決するために、タスクチケットという考えがベストだと思いますので、紹介します。

タスクチケットとは

タスクチケットとは、これ以上細分化できない仕事の最小単位です。何をすべきかすぐに分かるくらい
細分化させた作業内容を記載します。例えば、以下がタスクチケットになります。

  1. ○○機能の画面設計書を作成する
  2. 設計レビュー会議の案内メールを出す
  3. 画面設計書を開発者に展開する

作業者、つまり、自分にとっては、チケットの作業内容を読み、そのタスクを完遂することだけに集中できます。
そのため、「次なにすればいいんだっけ?」と考えることなく、次にやるべき仕事が明確になり、すぐに着手できます。

タスクチケットを順番に並べて作成し、その順番に従って淡々とタスクチケットを消化していくだけで、
いつの間にか仕事が捗ってる、というメリットがあります。

同時並行で仕事をしていると、時間ロスが生じやすい

人間は同時に3~4つまでの内容しか記憶できませんので、これ以上のタスクを並行して遂行しようとすると、
思い出す時間が必要になります。仕事も同じで、複数プロジェクトを同時こなそうとした場合、
進捗状況や次にやるべきタスク、設計内容、顧客要求など、様々なことを思い出さないとミスが生じます。

このロスしている時間は何もアウトプットを生み出さないので、無駄です。
可能なかぎり排除したいものの1つです。

この思い出すという時間ロスを排除するための仕組みが、タスクチケットのコンセプトです。

どこまでやったっけ?次なにすればいいんだっけ?が無くなる

タスクチケットを導入することで、自分のタスクのうち、「次なにすればいいんだっけ?」と思い出す時間を
排除できます。チケットを見ただけで作業にすぐ着手できますので、アウトプットを生み出さない時間が減り、
効率よく仕事を遂行することができます。

既存のチケット管理サービスとの違い

Redmine などのチケット管理サービスでは、複数人のチームでプロジェクトを進めるときに、
チケットを作成したり渡したりして、チームの効率を上げるための仕組みです。

一方で、この記事で紹介しているタスクチケットは、自分個人のタスクに閉じた作業のみを管理します。
そのため、まずは自分の作業の効率向上をメインに考えている仕組みになっています。

Excelや Google Sheets ですぐに始められる

タスクチケットは大がかりなシステムは必要なく、Excel や Google Sheets 、さらにはメモ帳でも
始めることができます。

  1. 作業順番
  2. 案件名称
  3. 作業内容
  4. ステータス(未着手、着手、完了、中止)
  5. 発生日
  6. 完了予定日
  7. 完了日

これらの項目で表を作成し、1つ1つ作業内容を書き込んでいきます。
このとき、順番に気を付けないといけない作業については、順番どおりになるように記載しましょう。

これで出来上がった表は、そのプロジェクトを完遂するためのToDoリストのようなものです。

このタスクチケットは、どこまでやればそのプロジェクトは完了するのかを考えながら作成すると思いますが、
実際に作業をしている間はそんなことは考えている暇がありません。

タスクチケットの内容を確認して、上から淡々と仕事をこなす。そうするといつのまにか仕事が終わっている。

こんな働き方を実現するのが、タスクチケットです。

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