\

ナレッジをドキュメントに書き起こすことの重要性【色々と効率的になります】

ナレッジをドキュメントとして書くことは、一見すると無駄なことのように見えます。自分の仕事が他人に奪われてしまう不安もあるでしょう。

しかし、ドキュメントを書くことは様々なメリットがあります。この記事では、ドキュメントを書くことのメリットを紹介します。

この記事のまとめ

  • ドキュメントになっていると、口頭説明の手間が省ける
  • 覚えなくていい
  • 「思い出す」時間を節約できる
  • 使用頻度の少ない知識こそ、ドキュメントにするべき
  • チーム全体に知識が浸透すると、チームの底力がアップする

ドキュメントを書くのは中々面倒ではありますが、メリットはたくさんあります。

デメリットは、「書くのが面倒」「時間がかかる」くらいです。

口頭説明の手間が省ける

ドキュメントとして文書になると、口頭で説明する手間が省けます。口頭で説明するときは、話し手と聞き手が同じ時間に合わせないといけません。

これはかなりのデメリットです。具体的には以下のデメリットがあります。

  • 口頭で説明する時間を調整しないといけない
  • 質疑応答含めて、調整した時間内に終わらせないといけない
  • 説明が完全に理解できていないと、場合によっては作業や仕事に着手できない

わざわざ時間を作って説明しないと仕事ができないという状況は、かなりの非効率です。

これがもしドキュメントになっていて、「読んでわからないことがあったら聞いて」としておけば、かなりラクになり、仕事の着手までの時間も短時間になります。

覚えなくても済む

  • 必死に覚えなくても、ドキュメントを見ればいい
  • 年に数回など、使用頻度の少ない情報こそ、ドキュメントにするべき

人間、覚えておける知識量には限界があります。頻繁に使う知識は長い時間覚えていられますが、ほとんど使わない知識は、すぐに忘れてしまいます。

日々や毎週の業務に関する内容も大事ですが、年に1回か数回しか発生しない作業にこそ、ドキュメントにするべきです。

何故かというと、誰も覚えていられず、作業が発生する度に思い出さないといけないからです。

思い出すという作業もかなり非効率です。前は知ってたのに、アレなんだっけ?と思い出すまで作業が止まる。そのぶんだけ家に変える時間も遅くなってしまいます。

再学習の無駄を無くすためにも、ドキュメントに残しておきましょう。

形式知になり、チーム内の常識として知識が浸透する=底力がアップする

  • ナレッジやスキルは、人のレベルアップに直結する
  • チーム全体に波及させるには、口頭説明では不可能
  • ドキュメント作成は、チーム力底上げの第一歩

ナレッジやスキルがチーム全体に浸透して、形式知になると、くどくど説明しなくても理解してもらえるようになります。

そうすると、チーム全体の常識となり、底力がアップします。

ナレッジやスキルは、学ぼうとしないと学べません。世の中には本やオンライン講座がたくさん溢れているのに、学ぼうとしている人はごく一部です。

しかし、ナレッジやスキルは、人の知識レベルや作業レベルが上がりますので、習得するとその人自身のレベルアップに直結します。

これが組織全体に波及すると、チーム力の底上げになります。

チーム全体に浸透させるには、口頭説明だけでは不可能で、必ずドキュメントが必要になります。

その第一歩が、ドキュメント作成なのです。

About Me

11年目のシステムエンジニアです。アプリで生活や仕事を改善したい🐱仕事効率化、自動化のアプリ開発が得意です、ご相談ください。 🚀エンタメ系アプリの開発も模索中🐬社内SEや個人アプリ開発者、システムエンジニアになりたい人と繋がりたい🐱