仕事を効率的に終わらせる方法

仕事を効率的にこなしていますか?なかなか思うように進まなかったり、無駄な仕事を
していたり、効率的に仕事をこなすことは難しいと思います。

この記事では、効率的に仕事をこなすための方法を紹介します。

自動化する

システムやツール、設備などを使用して可能な限り自動化しましょう。
人の手を使うことなく、システムで処理してくれた方がスピードが格段に早いですし、
間違いもありません。

ExcelやAccessなどのMicrosoft Office製品をよく使用する方は、マクロによるシステム化でも
いいと思います。製造業に従事されている方にはロボットやハンディターミナルなどの生産設備で
自動化することも考えられます。

人がやるとどうしてもヒューマンエラーが発生します。うっかりミスというやつです。また、人によって
個性がありますので、スピードも違えばエラー発生率も違います。

一方でシステムで自動化できれば、プログラムされた内容そのままで処理が実行されますので、どのPCでも
同じ結果を得ることができます。そしてシステム処理なのでスピードも早いです。

システム化するとどうしてもバグが発生したときに修正する必要がありますが、その際はプログラミングできる
人を近くに置く、または自分で修正する、ような体制が構築できれば最高ですね。

標準フォーマットを導入する

申請書類や社内資料など、フリーフォーマット欄があるとどうしても何を書いたらいいのか分からなくなります。
今まではこう書いていたら、など昔の慣習を引き継いで記載することも考えられますが、そこに無駄があるかも
しれません。

資料は可能なかぎり標準化し、どこに何を書くべきか、明確に分かるようにしましょう。

項目名を見ただけで何を書けばいいかすぐに分かれば、資料を作成するスピードも格段に上がりますので、
効率化が期待できます。

資料は出来る限りフリーフォーマットをなくし、標準化して、どこに何を書けばいいかすぐに分かるような
フォーマットを用意しましょう。

やりすぎてないか考える

会議資料など、過剰に作りすぎていないかチェックしましょう。
資料をたくさん作っても会議で使用されないのであれば、作成する意味がありません。
手持ち資料という役割にするのであれば、綺麗な資料は作成せず、メモ書き程度で十分です。

また、システムを設計する際も、要求事項に無いことまで実装しようとしていないか、チェックしましょう。
これも同じで、使われない機能を実装しても意味がないからです。あとから必ずニーズが発生するのであれば
実装する意味はありますが、必要が無い、または不明な機能は極力実装しないのが賢明です。

時間をかけずに、使うものだけを作ることを心がけましょう。

やり直しが発生しないか考える

時間が無かったり余裕が無いときは、ついつい見切り発車で仕事に着手することもあります。
しかし、見切り発車で仕事をすると、手戻りや、やり直しが発生する危険があります。

システム開発の場合で言えば、プログラミングに着手する前に、最低でも機能要件は明確にしておきましょう。
画面デザインや帳票デザインは、業務に直結しますので、そのシステムを使用してどのような業務を行おうと
しているのか、確認することも重要です。

これを疎かにしていると、業務内容や要求事項とマッチしていないシステムが誕生してしまいます。プログラミングも
だいぶ終わり、テストに着手しようかと考えているところに設計まで戻らされると、かなりの時間ロスです。

やり直しが発生しないように、段取りをしっかり考えてから仕事に着手しましょう。

会議のアジェンダは明確になっているか考える

「ワイガヤ形式でやりましょう」という会議をたまに目にしますが、その会議が本当に「ワイガヤ」でいいのか
考えてみる必要があります。

「ワイガヤ」とはホンダが提唱した言葉で、上司や部下など役職に関係なく、「ワイワイガヤガヤ」と話しましょう
という意味です。この「ワイガヤ」形式の会議で新しいアイデアが生まれ、イノベーションが生まれたとされています。

このように、新しいアイデアを生み出したい場合は「ワイガヤ」で問題ないと思います。しかし、そうでなければ、ただの
時間の無駄使いです。

会議は基本的に何か目的があるものですから、アジェンダ(議題)を明確にしておきべきです。
議題が決まれば、次は「その会議のゴール」も明確にしましょう。具体的には、「どこまで決めたいか」、
「最低でもここが問題ないことを確認したい」などです。

その会議の最低限の目的も明確にしておけば、まったく実のない会議にはなりません。

その仕事をやめたらどうなるか考える

仕事は山ほどやります。自分が希望していなくても次から次へと仕事が降ってきます。
それって本当にやらないといけないの?と思える仕事もたくさんあると思います。

ここは思い切って、その仕事をやめたらどうなるか、考えてみましょう。

そのシステムが無いと、他の人の仕事が全くできません。となると大変です。早くやってあげましょう。

システムが無いと苦労するけど、仕事はできるよ、というものであれば、後回しにしてもいいかもしれません。

この会議までの手持ち資料が無いと心配だけど、ある程度は頭に入ってる、という場合はしっかりした資料ではなく、
数行のメモで十分かもしれません。

本当にその仕事を今やる必要があるか、立ち止まって考えるのもいいでしょう。

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