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会社にお金を出させる方法。どうしたらシステム外注予算を確保してもらえるか

システム開発は内製化できればあまり費用はかかりませんが、対応できる人数も時間も限られますので、 開発スピードは遅いですよね。 一方で、外注できれば開発スピードは格段に上がりますが、お金がかかってしまいます。

多少お金はかかってもすぐに導入できれば、そのほうがいいという意見もあるでしょう。

この記事では、どうしたら会社にシステム開発予算をとってもらえるか、交渉方法を紹介します。

1. システム導入メリットを金額で表す

システムを導入するメリットは多々あると思いますが、よくあるのは、作業効率化による工数削減です。

この工数削減効果を金額で表すにはどうしたらいいか。 それは、「1人・1時間あたり会社が負担する金額」×「削減可能時間」で表します。

1人・1時間あたり会社が負担する金額の内訳は、以下のようなものがあります。

  • 毎月の給与
  • 採用コスト
  • 研修・教育コスト
  • 福利厚生費
  • 社会保険料の会社負担コスト
  • 業務に使用する機器のコスト(PCやプリンタ、机、椅子など)
  • 退職金積立費

これらを細かく計算するのは大変なので、おおまかに、時給×2としておけばいいでしょう。

サラリーマンの月給が30万円だとして、1ヵ月の労働日数が20日、1日8時間労働だとすると、 時給=300,000 ÷ 20(日) ÷ 8(時間)= 1,875円 になります。 よって、「1人・1時間あたり会社が負担する金額」=時給×2=1,875 × 2 = 3,750 円です。

システム導入よる工数削減効果が月間で20時間だとすると、

3,750(円)×20(時間/月)=75,000 円/月

これが、1月あたりのシステム導入効果になります。

2. 金額では表せないシステム導入メリットをまとめる

金額では表しにくい効果も、システム導入のメリットとしてあげられるものがあるでしょう。

具体的には、

  • システム処理になったことによる作業品質の向上
  • 属人化解消による作業停滞の懸念減少

などです。

これらは金額には表しにくいですが、マネージャー層にとってはマネジメントコストが下がるので、 かなり有益なメリットです。

かならず検証して企画書に含めておきましょう。

3. 導入費用の見積もりを入手する

次に、システム導入費用の見積もりを入手しましょう。

システム導入費用は具体的には以下です。

  • システム構築費用
  • 環境構築費用
  • サーバーリース料などのランニングコスト

システム構築費用とは、システムの設計からプログラミング、テスト、サーバーやPCなどの機器コストなどの一連の開発工数がかかってきます。

次に環境構築費用ですが、簡単にいうとシステムの設置料です。自社にサーバーを設置する場合は、設置および設定費用です。

ランニングコストは、主にはリース料、クラウドサービスであればサービス料などですね。

計算例として、以下を用いてみたいと思います。

  • システム構築費用 = 1,200,000 円
  • 環境構築費用 = 300,000 円
  • サーバーリース料などのランニングコスト = 50,000円/年

4. 償却年数を計算する

これらをもとに償却年数を計算してみたいと思います。

ここでの償却年数とは、投下したコストが回収できる年数です。

効果

  • 75,000 円/月 = 900,000 円/年

コスト

  • システム構築費用 = 1,200,000 円
  • 環境構築費用 = 300,000 円
  • サーバーリース料などのランニングコスト = 50,000円/年

コストだけを見ると、1年目に 1,550,000 円かかります。2年目以降は 50,000円/年 のコストですね。 一方で、効果は年間で900,000 円ある計算になりますから、 1年と数か月で効果の方が上回る計算になります。

5. システム開発費は意外と簡単にペイできる

システム構築関連の費用で150万円というとかなり高額なように見えますが、効果もそれなりに出る場合、 効果の方が簡単に上回ります。 お金はかかるかもしれませんが、工数削減だけでなく作業品質も向上しますので、積極的にシステム開発をやっていくべきです。

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