システム開発は内製化できればあまり費用はかかりませんが、対応できる人数も時間も限られますので、 開発スピードは遅いですよね。 一方で、外注できれば開発スピードは格段に上がりますが、お金がかかってしまいます。
多少お金はかかってもすぐに導入できれば、そのほうがいいという意見もあるでしょう。
この記事では、どうしたら会社にシステム開発予算をとってもらえるか、交渉方法を紹介します。
1. システム導入メリットを金額で表す
システムを導入するメリットは多々あると思いますが、よくあるのは、作業効率化による工数削減です。
この工数削減効果を金額で表すにはどうしたらいいか。 それは、「１人・１時間あたり会社が負担する金額」×「削減可能時間」で表します。
１人・１時間あたり会社が負担する金額の内訳は、以下のようなものがあります。
- 毎月の給与
- 採用コスト
- 研修・教育コスト
- 福利厚生費
- 社会保険料の会社負担コスト
- 業務に使用する機器のコスト（PCやプリンタ、机、椅子など）
- 退職金積立費
これらを細かく計算するのは大変なので、おおまかに、時給×２としておけばいいでしょう。
サラリーマンの月給が３０万円だとして、１ヵ月の労働日数が２０日、１日８時間労働だとすると、 時給＝300,000 ÷ 20（日） ÷ 8（時間）＝ 1,875円 になります。 よって、「１人・１時間あたり会社が負担する金額」＝時給×２＝1,875 × 2 ＝ 3,750 円です。
システム導入よる工数削減効果が月間で20時間だとすると、
3,750（円）×２０（時間／月）＝75,000 円／月
これが、１月あたりのシステム導入効果になります。
2. 金額では表せないシステム導入メリットをまとめる
金額では表しにくい効果も、システム導入のメリットとしてあげられるものがあるでしょう。
具体的には、
- システム処理になったことによる作業品質の向上
- 属人化解消による作業停滞の懸念減少
などです。
これらは金額には表しにくいですが、マネージャー層にとってはマネジメントコストが下がるので、 かなり有益なメリットです。
かならず検証して企画書に含めておきましょう。
3. 導入費用の見積もりを入手する
次に、システム導入費用の見積もりを入手しましょう。
システム導入費用は具体的には以下です。
- システム構築費用
- 環境構築費用
- サーバーリース料などのランニングコスト
システム構築費用とは、システムの設計からプログラミング、テスト、サーバーやPCなどの機器コストなどの一連の開発工数がかかってきます。
次に環境構築費用ですが、簡単にいうとシステムの設置料です。自社にサーバーを設置する場合は、設置および設定費用です。
ランニングコストは、主にはリース料、クラウドサービスであればサービス料などですね。
計算例として、以下を用いてみたいと思います。
- システム構築費用 ＝ 1,200,000 円
- 環境構築費用 ＝ 300,000 円
- サーバーリース料などのランニングコスト ＝ 50,000円／年
4. 償却年数を計算する
これらをもとに償却年数を計算してみたいと思います。
ここでの償却年数とは、投下したコストが回収できる年数です。
効果
- 75,000 円／月 ＝ 900,000 円/年
コスト
- システム構築費用 ＝ 1,200,000 円
- 環境構築費用 ＝ 300,000 円
- サーバーリース料などのランニングコスト ＝ 50,000円／年
コストだけを見ると、１年目に 1,550,000 円かかります。２年目以降は 50,000円／年 のコストですね。 一方で、効果は年間で900,000 円ある計算になりますから、 １年と数か月で効果の方が上回る計算になります。
5. システム開発費は意外と簡単にペイできる
システム構築関連の費用で150万円というとかなり高額なように見えますが、効果もそれなりに出る場合、 効果の方が簡単に上回ります。 お金はかかるかもしれませんが、工数削減だけでなく作業品質も向上しますので、積極的にシステム開発をやっていくべきです。
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