RPA が活躍する業務の特徴と洗い出し方法

仕事で RPA の導入を検討しています。RPAにもできることとできないことがあり、どのような業務で使用すればメリットを最大化できるか、検討してみました。

1. RPA でできること

RPA はPC操作を自動化するロボットであるとよく紹介されています。平たく言えばそのとおりで、キーボード操作やマウス操作(左クリック・右クリック)を自動化したり、Excelやブラウザ・システムの操作を自動化することができます。

具体的には、

  1. Excel シートからデータを取得してループ処理で他システムへ入力
  2. 乱雑に置かれたファイルをフォルダ分け
  3. 任意のプログラムを実行して返り値を変数に格納
  4. 業務システムの操作自動化
  5. Outlook メール自動作成・送信
  6. ブラウザに表示された文字列の取得

など、挙げればきりがありませんが、PC操作に関することであれば、様々な操作を自動化することができます。

2. RPA では難しい判断ができない。

RPA は基本的にはロボットですので、難しい判断はできません。

単純なIF文で定義できることならRPAでも条件分岐できると思いますが、IF文で定義できない条件はRPAでは実装できません。

例えば、受注情報から生産指示を出す際に生産現場の負荷状況を判断して納期を決定する、などです。このようにシステム管理外の条件が影響する場合は、RPAによる判断は不可能です(プログラミングしても難しいと思います)。

3. 手書きの文字認識率が低い

これはAIの分野で研究開発が活発に行われている分野ですが、手書きの文字認識率は低いです。コンピューターで印字された文字であれば高い確率で認識できるそうですが、手書きでは人の癖が顕著に表れますので、誤った文字列で認識してしまう可能性が高いです。

文字認識率が100%であれば問題ありませんが、99%以下であれば誤った文字列で認識した場合の検知機能が必要です。例えば、受注情報をPDFで受け取った場合でOCRで受注情報をシステムに取り込む場合、品番誤り、納期誤り、数量誤り、単価・金額誤りなど、様々なエラーが考えられます。

このように誤った文字列で認識された場合、どのようにエラーとして判断するか、実装しておいた方が無難です。

品番や単価であればマスタとの整合性チェックを行う、納期であれば実在日であることのチェック、金額は単価×数量で検算してみる、などが具体策として考えられます。

4. GUIフォームの作成やワークフローの構築

RPA はPC操作のロボットですので、GUIやワークフローの構築機能はありません。これらについてはパッケージソフトウェアを購入するか、Visual Studio等の統合開発環境の活用、もしくは高速開発ツールの導入を検討する必要があります。

5. RPA が一番活躍できる業務は?

RPAが一番活躍できる業務は、ずばり「頻度が多く」、「単純作業」で、「長い時間かかっている」業務です。例えば、

  1. 売掛金回収予定表作成(経理)
  2. 会計システムへの入力(経理)
  3. 支払予定表の作成(経理)
  4. 過重労働者のリストアップとメール通知(総務人事)
  5. 経営月次レポート作成(経営管理)
  6. 販売商品の見積書作成(営業)
  7. 受注メールの自動処理(営業)
  8. 発注メールの自動送信(購買)
  9. 出荷実績情報登録(出荷部門)

などが考えられます。

6. 本当にRPAが業務改善に役立つのか

本当にRPAが役に立つかは、各部門からヒアリングしてみないことには分かりません。例えば専用のシステムを構築して十分効率化を図っているのであれば、RPAを導入しても効果が小さい可能性もあります。
ヒアリングした結果、RPAではなく、専用システムやワークフロー、CMSなど他システムの構築の方がメリットが大きいこともあります。

RPA は実行ライセンス+開発ライセンス それぞれ1ライセンスずつで、年間 100 万円 と言われています。1時間あたり 4,000 円 として換算すると、

  • 年間で 250 時間
  • 月間で 21 時間

の業務効率ができれば、RPA導入コストをペイできる計算になります。

RPA の導入の最大化させるためには、業務分析と改善施策の検討が重要です。

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