社内で企画や提案をされる役職の方は、稟議書や決裁説明資料を作ることが多いのではないでしょうか。
システム導入や人材追加、設備投資など、稟議書にはいろいろな特徴がありますが書くべき内容は共通点が多いです。
この記事では、多くの稟議書・決裁書に共通する最低限書くべき内容について紹介します。
稟議書・決裁書に最低限書くべき項目
稟議書・決裁書に記載するべき5つのポイントを紹介します。
1.決裁を求める事項
経営層や決裁者に決裁していただきたい内容を簡潔に記載します。
例えば設備投資やシステム導入、人材の追加などが該当します。
決裁者はなにを判断したらいいのかを、素早く簡潔に把握していただくための項目です。
2.決裁金額
この案件を実行するために、どれくらいの費用が必要かを記載します。
また、初期費用とランニングコストを区別して記載したり、減価償却費として費用処理される固定資産などを分けて記載するとより良いでしょう。
ここでは、今期や来期にかけてどれくらいキャッシュアウトが発生するのかを理解していただくための項目になります。
3.背景と目的、実施内容
どうしてこの投資が必要なのか、背景と目的を記載しましょう。
投資が必要な理由を把握できないと、必要性が理解できないためです。
4.効果（目的が効率化に繋がる場合）
この稟議書に記載する投資の効果を記載しましょう。
例えば情報システム導入の場合、ある作業が1か月あたりｘｘ時間短縮する、というのも目的の1つですね。
人事決裁書であれば、ｘｘ領域の業務で人材が不足しておりこれを補う、なども考えられます。
効果が分かりやすく大きいものであれば、承認を得られやすいでしょう。
5.スケジュール
どのようなスケジュールで投資を進めていくかを説明しましょう。
発注・検収・受領のタイミングなど、いつキャッシュアウトが発生するのかを明記しましょう
数年単位のスケジュールであればプロジェクト管理が重要になってきます。遅延させないためにどのような対策を取るのか、必要に応じて記載していきましょう。
必要に応じて記載する項目
以下は、決裁書・稟議書の特徴によって記載が不要の場合もありますが、もし必要であれば記載しましょう。
1. 相見積もりと発注先
発注先が価格優位性のみで決定できる場合は相見積もりを取得することが必須になることが考えられます。
このようなケースでは、相見積もりの取得結果と決定した発注先を記載しましょう。
レビューする人の特徴を理解する
例えばレビューする人が理論の展開順序を重要視する場合、背景から目的・実施内容の流れの中で理論が飛躍していないかチェックしましょう。
図の内容や行間の長さなど細かい体裁を重要視する人であれば、できるだけこれらの内容に気を配ってあげましょう。
決裁権者の特徴を理解する
決裁権者が専門用語をあまり理解していないこともあるでしょう。その場合は専門用語を使わず理解しやすい別の言葉に置き換えてみるのはどうでしょうか。
どうしても別の言葉に置き換えることが難しい場合は、用語説明欄を追加しましょう。
現在の社内状況を理解する
例えば経営陣の方針が変わり、財務体質を改善するようになったり社内セキュリティを強化するなど、投資の方向性が変わることが多くあります。その場合は、会社がどのような状況に置かれているかを理解して稟議書の書き方や提案内容を変えることをお勧めします。
クソどーでもいい指摘は理論武装して突っぱねるか、感情を捨てて取り組む
上司に資料の確認をしてもらうと、「そんなのお前の趣味だろっ！」と思いたくなるような指摘が必ず発生します。私が過去に受けた指摘に以下がありました。
- Wordで書いたものをExcelに書き直して
- 表の罫線を一部消して
1番目の指摘は、「Wordの方が印刷時の微調整が不要になるため」として突っぱねましたが、2番目の指摘は、感情を捨てて取り組みました。